¿Qué es un
administrador?
Un administrador es la persona en
quien recae la responsabilidad del establecimiento de objetivos, la planeación
para el alcance de los mismos, así como el seguimiento, monitoreo y medición
constante de las actividades para el cumplimiento satisfactorio de los
objetivos, y en caso de ser necesario coordinar estrategias para corregir
desviaciones. Actualmente se les conoce de varias maneras, como Directores,
Gerentes y Líderes de proyecto entre otros.
¿Cuáles son sus funciones?
Dentro de sus principales funciones se
encuentran; planear, organizar, dirigir y controlar.
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PLANEAR: Establecimiento de estrategias para el alcance de metas.
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ORGANIZAR: Diseño de estructuras que soportan al organismo estableciendo jerarquías
y responsabilidades.
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DIRIGIR: Coordinar, mantener establecer canales de comunicación.
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CONTROLAR: Supervisión, y medición de resultados o avances para corregir actividades para el alcance de metas
si es necesario o en su defecto maximizar resultados.
Ejemplos de funciones
que desempeña un administrador en actividades: cualitativa, cuantitativa y toma
de decisiones.
Caso 1.- Director de una
Escuela.
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Actividad Cualitativa: con enfoque a las personas.
El Director de la escuela dialoga con
sus profesores y hace juntas periódicas para sondear avances generales ver
pendientes y prevenir posibles problemas con las actividades diarias así como
el delegado de actividades según surjan imprevistos para solucionar cosas fuera
del programa escolar, funge como mediador entre personal en conflicto y genera
un ambiente cordial de trabajo.
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Actividad Cuantitativa: con enfoque en las mediciones.
El Director en la reunión mensual de
avances del programa educativo por grado, recaba información cobre el
cumplimiento y rezago de las diferentes materias que se imparten en 3er grado,
coordina las estrategias y hacen proyecciones de cuando se llevara a cabo el
programa a cabalidad y se elabora un cronograma de actividades donde cada
profesor plasmara sus avances para ser medidos y tomar acciones si es necesario
de manera inmediata.
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Actividad Tomando decisiones: con enfoque a las metas estratégicas de la
organización.
El Director basado en las horas
docente, numero de salones de tercer grado, avances y cumplimiento del programa
educativo, y presupuesto de gastos generales, toma la decisión de modificar los
horarios y además incrementar la plantilla de docentes con un elemento más que
dará clases de matemáticas al tercer grado para acelerar el cumplimiento del
programa y eficientar así los resultados de la institución, de esta manera
aseguran permanecer dentro de las 5 mejores instituciones del país, lo que
contribuirá decisivamente en mantener una demanda de espacios acorde al plan de
ingresos.
Caso 2.- Gerente de un Hotel.
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Actividad Cualitativa: con enfoque a las personas.
El Gerente de División Cuartos revisa
diariamente el Briefing “Reporte corto diario” donde detecta si hay alguna
inconformidad de clientes reportada, y las ventas del día anterior,
inmediatamente después busca a su personal y hace una retroalimentación en
grupo con las camareras, recepcionistas y botones, una vez vistos los
pormenores sondea si hay algún pendiente o posible complicación que pudiese
gestarse durante la siguiente jornada, y delega actividades para evitar se den
complicaciones o dar seguimiento con asuntos no concluidos, actúa como mediador
y negociador entre personal o departamentos con cualquier tipo de conflicto y
genera constantemente un ambiente de cordialidad, ya que sabe que esto
maximizará resultados en la operación.
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Actividad Cuantitativa: con enfoque en las mediciones.
Según las últimas reuniones de
resultados financieros se observa un decremento de cuartos noche de un 30%, por
lo que el Gerente de División Cuartos toma la decisión de bloquear 10
habitaciones para así aumentar la eficiencia del personal a la par de bajar
costos de mantenimiento en un 20%, lo que compensara la perdida por temporada
baja, al final de la temporada se redujo el costo de operación lo que reporta
mayores ganancias para la empresa.
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Actividad Tomando decisiones: con enfoque a las metas estratégicas de la
organización.
Según los reportes de compras el hielo
que se da de manera gratuita a los huéspedes tiene una tendencia a subir un 15%
anual, por lo que el Gerente de División Cuartos toma la decisión de adquirir
una maquina fabricadora de hielo, ya que el costo de la misma y su
mantenimiento tiene una amortización de un año y medio y la vida útil del
equipo es de 10 años lo que dará un ahorro del 70-80% en ese suministro durante
8 años
Caso 3.- Gerente de una Maquiladora.
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Actividad Cualitativa: con enfoque a las personas.
El Gerente de producción revisa la
planeación de la producción y cita a sus encargados de línea, para explicarles
las prioridades y urgencias de producción, delega actividades especificas para
el cumplimiento de lo planeado y se encarga de verificar que todos entendiesen
el programa de producción, también gestiona capacitación para dotar de las
herramientas a su equipo de encarados y programa reuniones con el personal
productivo para efectos de motivación, y capacitación si es necesario, implanta
un sistema de bonos para asegurar que el departamento de producción se motive y
aumente su eficiencia continuamente.
•
Actividad Cuantitativa: con enfoque en las mediciones.
Mediante el monitoreo constante de la
producción Vs. El desperdicio el Gerente
de producción es capaz de saber si el proceso esta saliéndose de control
ya que se tiene contemplado solo un 7% de desperdicio y este al elevarse
dispara alarmas para hacer auditorias al proceso y ver cuál es la desviación
generando acciones correctivas inmediatas para normalizar el proceso, esto se
monitorea en base a muestreos establecidos en una tabla previamente calculada
según la habilidad de proceso, a menos control de proceso mayor será el
muestreo de calidad y a mayor control de proceso menor será el muestreo..
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Actividad Tomando decisiones: con enfoque a las metas estratégicas de la
organización.
Según el historial de reclamaciones de
un periodo de un año el Gerente de producción decide formar un laboratorio de
pruebas especiales con las que se asegura con métodos científicos y
herramientas especializadas que el producto final cumpla a cabalidad con las
especificaciones de los clientes, el proyecto está pensado a que se amortice en
un periodo de 1 año debido a que las devoluciones han alcanzado un nivel por
encima de lo estipulado en los índices de productividad y eficiencia haciendo
que los objetivos no se cumplan según lo planeado, con este proyecto se
contempla reducir en un 90% las devoluciones generando un impacto inmediato en la
calificación de confiabilidad cliente proveedor lo que se reflejara en un incremento
de pedidos.
Responsabilidad social y
ética del administrador.
Desde el primer código de ética creado
por el gremio de administradores en 1959, las cosas no han cambiado en esencia,
en lo general el administrador debe tener un compromiso con su carrera de tal manera
que no se sienta forzado o comprometido contra su voluntad a cumplir con el código
de ética, dicho de otra manera debe tener amor por su carrera, ante la sociedad
nunca debe de aprovecharse de su titulo o cargo para obtener ventaja, información,
o atribuciones que no le competan, y todo informe deberá ser basado en la realidad
condiciéndose siempre con la verdad, su comportamiento será digno y honorable entre
sus colegas siendo siempre confiable y discreto con la información confidencial
que en él se deposita, y con sus subordinados será incluyente, equitativo y nunca
tendrá algún tipo de discriminación hacia su personal directo o indirecto.
Es
decir que retomando los ejemplos anteriores el Director así como los gerentes no
podrán aprovecharse d su puesto para obligar a los trabajadores a cumplir con actividades
que no están dentro de sus responsabilidades, ni tratar mal o llevar a cabo discriminación
alguna por religión, color de piel, etnia ni similar con ninguno de sus subordinados
directos o indirectos, tampoco deberán falsear ninguna información para obtener
justificación de cambios o adquisiciones para la empresa que no estén plenamente
justificados y soportados por la verdad.
BIBLIOGRAFIA
